Numéro de fonction : |
X59001 |
| Emploi-type : |
Assistant-e en gestion administrative |
| Mission : |
L'assistant ou l'assistante en gestion administrative devra coordonner et réaliser de manière autonome
des actions de gestion administrative pour le service « organisation des rencontres et accueil » du
CIRM |
| Activités : |
Participer à la coordination et/ou la réalisation d'activités administratives pour l'organisation
des Rencontres et l'accueil du CIRM
Participer à la coordination des aspects logistiques de la structure
Réaliser des tableaux de bord
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les différents services du CIRM et les
partenaires extérieurs
Informer et accompagner les interlocuteurs du CIRM : organisateurs,conférenciers,participants,
entreprises extérieures
Réaliser des gardes présentielles de la centrale SSI (alarme incendie) située à l'accueil
Activité Principale
Participer à l'organisation des rencontres, depuis le dépôt de candidature jusqu'à la réalisation de
l'évènement
Échanger avec les organisateurs
Établir, avec la responsable du Service, le calendrier annuel des évènements
Créer les mini-sites web dédiés à chaque rencontre
Assister aux conseils scientifiques et d'administration
Gérer conjointement la messagerie fonctionnelle du service
Accueillir les organisateurs et les congressistes et leur expliquer le fonctionnement du matériel
mis à leur disposition
Connaître et présenter aux organisateurs potentiels les programmes scientifiques du CIRM
Activité Secondaire
Chargé(e) de l'accueil des publics,en lien direct avec la personne chargée de l'hébergement et en
étroite collaboration avec l'ensemble des services du CIRM, la personne doit accueillir et orienter
les participants pour les questions relatives à leur hébergement,leurs repas,la remise des
dossiers d'accueil, la diffusion des différentes informations, la réponse à leurs questions.
Gestion des salles : réceptionner les demandes de réservation, établir le planning de réservation,
et devis et facturation, savoir mettre en œuvre les procédures d'intervention, veiller aux
bonnes conditions matérielles d'accueil du public en lien avec les équipes techniques et à la
remise en état des locaux en fonction des dysfonctionnements signalés par les utilisateurs. |
| Compétences : |
* Savoirs / connaissances
Pratique des langues étrangères (l'anglais est un minimum)
Gestion des groupes et des conflits
Techniques d'élaboration de documents
Connaissances budgétaires générales
Connaissances de gestion
* Savoir-faire
Pratique de l'informatique
Réaliser des synthèses
Rédiger des rapports ou des documents
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Concevoir des tableaux de bord
Savoir rédiger des courriers et maitriser l'orthographe et la syntaxe en français et en anglais.
Maîtrise des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur...)
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
* Savoirs-être
Sens de l'accueil
Être organisé(e) et fiable
Excellent commercial
Aimer communiquer et renseigner le public très bon contact
Savoir hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et
échéances. Savoir rendre compte et respecter les règles de confidentialité |
| Contexte : |
L'assistant ou l'assistante en gestion administrative des rencontres et de l'accueil du CIRM sera
placé-e sous la responsabilité directe de la responsable du Service Organisation des Rencontres -
Accueil
Le Centre International de Rencontres Mathématiques (CIRM) est un important outil national au service
de la communauté mathématique et plus généralement au service de tous ceux pour qui les mathématiques
sont un facteur clef de leur développement scientifique, industriel et économique.
Ses particularités sont notamment d'accueillir en résidentiel plus de 110 évènements par an pour un
total de 4500 visiteurs du monde entier ; d'avoir des bâtiments et terrains en dévolution complète ;
de gérer hôtel, restaurant et salles de conférences ; de faire une communication très importante à
l'international et de produire des films.
Le CIRM est, au vu du nombre de visiteurs/an, le plus important centre de ce type en mathématiques.
Grande disponibilité, pratique possible des horaires décalés avec accueil occasionnel assuré le
dimanche soir par rotation avec les autres agents du pôle Accueil et en fonction des besoins du centre
- Établissement ouvert les jours fériés - Possibilité de restauration sur place - Temps de travail
souhaité : temps plein |
|
 Haut de page
|
|
|
Les modalités de candidature
Guide du candidat
Aide
Contacts en délégation
Retour aux résultats
Nouvelle recherche
Fonction précédente
Assistant-e en gestion administrative