Technicien-ne en gestion administrative

Numéro de fonction :

O58506

Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative
Mission : Assurer, sous la responsabilité hiérarchique de l'administrateur/trice, des opérations de gestion financières et administratives dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités : - Procéder aux opérations d'engagement, et suivre jusqu'au paiement les missions des personnels permanents, des CDD et des invités
- Procéder aux opérations d'engagement et suivre jusqu'au paiement les commandes d'achat de billetterie, frais d'inscription, et de matériels/fournitures divers
- Vérifier la disponibilité des crédits et suivre les dépenses par type de budget
- Collecter et contrôler les pièces justificatives d'opérations financières et comptables
- Archiver et classer les commandes, les missions, les factures, les relevés d'opérations
- Inventorier les équipements et tenir à jour le fichier d'inventaire
- Renseigner les tableaux de bord
- Participer aux justifications financières des contrats de recherche
- Participer aux enquêtes et autres sollicitations des tutelles
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs et personnels de l'unité dans leurs démarches
- Gérer le courrier et les appels téléphoniques
- Assurer la logistique : demandes de badge, réservations de salles, gestion du véhicule de service
- Assurer la mise à jour de bases de données (annuaires des personnels)
- Assurer le classement et l'archivage des documents de l'unité et mettre à jour des rubriques web institutionnelles (notes de services, comptes rendus, séminaires, etc.)
- Gérer le stock des fournitures/papier
- Organiser en binôme les séminaires et les manifestations de l'institut (aspect logistique et actes de gestion)
Compétences : - Connaissance des aspects juridiques, financiers et comptables de la fonction publique
- Connaissances en anglais souhaitées
- Maitriser les principaux logiciels de bureautique (traitement de textes, tableurs)
- Connaissances en systèmes d'information et outils de gestion (GESLAB, SIFAC, etc.)
- Rédiger des documents (compte-rendu, notes,...) et maîtriser l'orthographe
- Respecter la réglementation en vigueur
- Témoigner d'aptitudes relationnelles
- Avoir le sens de l'organisation et du travail en équipe
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Contexte : L'Institut de mécanique céleste et de calcul des éphémérides (IMCCE) est un institut de l'Observatoire de Paris (http://www.imcce.fr), PSL Research university, UMR du CNRS, et associé aux universités Sorbonne Université et Lille. Ses missions relèvent d'une part d'activités de recherches dans le domaine de la dynamique des objets du système solaire, et, d'autre part, d'activités de service pour l'élaboration et la diffusion d'éphémérides. L'IMCCE comprend environ 65 personnes (1/3 de chercheurs, 1/3 d'ITA/ITRF, 1/3 de personnels temporaires doctorants, CDD, post doctorants), trois équipes de recherche, et des services communs.
Le laboratoire gère annuellement environ 1.5 MM€ dont 280k€ de dotation annuelle, le reste en ressources propres provenant de contrats et prestations de service.

L'agent sera affecté au service administration de l'IMCCE composé de 4 personnes : la responsable, une assistante de direction et deux secrétaires-gestionnaires dont la personne recrutée. Il/elle sera amené(e) à assurer la continuité de service en l'absence de la secrétaire-gestionnaire et ponctuellement de l'assistante de direction.
Il/elle sera en relation directe avec les personnels et invités pour les accueillir, les informer et les accompagner dans leurs démarches administratives.

Il/elle exercera ses activités au sein de l'Observatoire de Paris qui dispose d'un restaurant administratif.

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Unité d'accueil
UMR8028 http://www.imcce.fr
BUREAU DES LONGITUDES
Observatoire de Paris
77 Av Denfert-Rochereau
75014 PARIS

Responsable
M. Jacques LASKAR

Institut
INSU - Institut national des sciences de l'univers
Corps
T - Technicien de la recherche
BAP
J - Gestion et pilotage
Groupe de fonctions
Groupe 3

Pour plus d'informations
Si cette fonction vous intéresse, prenez contact avec la délégation DR5 - Délégation Ile de France Meudon
1, place Aristide Briand 92195 Meudon cedex
01.45.07.58.94
mobiliteinterne.srh-DR5@cnrs.fr


Pour postuler à cette fonction, vous devez joindre un cv et une lettre de motivation.